Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, einmal jährlich einen Lohnausweis für alle Mitarbeitenden auszustellen – egal, ob es sich um einen Konzern, ein KMU oder eine Privatperson handelt. Der Lohnausweis muss alle Leistungen und geldwerten Vorteile enthalten, die dem Arbeitnehmer im betreffenden Jahr im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zugeflossen sind. Dabei sind sowohl gesetzliche als auch formale Vorgaben zu beachten.

Der Bruttolohn setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen. Neben dem Monats- resp. Stundenlohn und ordentlichen Zulagen gehören dazu beispielsweise auch Provisionen, Boni, der Privatanteil Geschäftsfahrzeug sowie Verwaltungsratsentschädigungen. Auf diesen Bruttobetrag werden dann die gesetzlichen Abzüge wie AHV, IV, EO, ALV, Nichtberufsunfallversicherung (NBUV) und Beiträge an die berufliche Vorsorge angerechnet. Das Ergebnis ist der Nettolohn, der schlussendlich in die Steuererklärung übernommen wird.

Achtung: Prämien an die Krankentaggeldversicherung sowie Unfall-Zusatzversicherungen sind nicht abzugsfähig und dürfen nicht vom Bruttolohn abgezogen werden, auch wenn diese dem Arbeitnehmer belastet werden. Solche Beiträge können in Ziffer 15 ausgewiesen werden.

Der Lohnausweis enthält nicht nur den Lohn, sondern auch zahlreiche Nebenleistungen. Dabei ist unter anderem auf die korrekte Ausfüllung der Felder F und G zu achten:

Feld F: Unentgeltliche Beförderungen, wie etwa ein Firmenwagen oder ein aus geschäftlichen Gründen notwendiges Generalabonnement, müssen angegeben werden, wenn sie dem Arbeitnehmer private Kosten ersparen. Dies ist mittels Ankreuzen des Feldes F im Lohnausweis zu erledigen.

Feld G: Kantinenvergünstigungen oder Lunch-Checks sind ebenfalls im Lohnausweis zu deklarieren, selbst wenn der Arbeitnehmer nicht von der Möglichkeit Gebrauch macht, verbilligt Mahlzeiten einzunehmen. Dies ist durch Ankreuzen des Feldes G im Lohnausweis zu deklarieren.

Das Feld ist ebenfalls anzukreuzen, wenn Arbeitnehmende einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit ausserhalb der üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagsentschädigung erhalten.

Darüber hinaus werden im Lohnausweis auch Leistungen aufgeführt, die nicht direkt Teil des Bruttolohns sind, zum Beispiel erstattete Spesen, Beiträge an Weiterbildungen oder Vorteile, die nicht exakt beziffert werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche geldwerten Vorteile aus dem Arbeitsverhältnis korrekt erfasst werden.

Es müssen jedoch nicht alle Vorteile im Lohnausweis auftauchen. Steuerfrei sind zum Beispiel gratis abgegebene Halbtaxabonnements, REKA-Check-Vergünstigungen von bis zu 600 Franken pro Jahr, üblich gehaltene Naturalgeschenke bis 600 Franken sowie die private Nutzung von Arbeitsgeräten wie Handy oder Computer. Auch Gratis-Parkplätze am Arbeitsort fallen nicht unter die Deklarationspflicht.

Achtung: Überschreiten die Beträge die genannten Grenzwerte, muss der gesamte Vorteil in Ziffer 1 oder 3 des Lohnausweises angegeben werden.

Es dürfen nur offizielle Formulare der Eidgenössischen Steuerverwaltung für die Erstellung des Lohnausweises verwendet werden. Bei manuell erstellten Lohnausweisen ist eine Unterschrift der verantwortlichen Person erforderlich. Wird der Lohnausweis elektronisch über ein zertifiziertes Lohnprogramm erstellt, reicht der elektronische Andruck. Ort, Datum, Firmenname sowie Name und Telefonnummer der zuständigen Person müssen immer angegeben werden.

Werden im Lohnausweis falsche oder unvollständige Angaben gemacht, kann das als Steuerhinterziehung oder sogar als Steuerbetrug gelten. Das kann sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende betreffen. Die Steuerbehörde kann neben Bussen auch die hinterzogenen Steuern einfordern – notfalls beim Arbeitgeber oder der auf dem Lohnausweis aufgeführten verantwortlichen Person.

Darf ich einem Arbeitnehmenden auch mehrere Lohnausweise in einem Jahr ausstellen?
In der Regel wird pro Mitarbeiter und Kalenderjahr nur ein Lohnausweis erstellt. Gewisse sachliche Konstellationen ergeben jedoch, dass teilweise dennoch mehrere Lohnausweise erstellt werden müssen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Arbeitnehmende mehrere (gleichzeitig laufende) Arbeitsverhältnisse in einer Unternehmung hat. In solchen Fällen ist in Ziffer 15 des Lohnausweises eine Bemerkung «Einer von zwei Lohnausweisen» anzubringen.

Welcher Zeitraum ist anzugeben, wenn der Arbeitnehmende mehrere Ein- und Austritte unter dem Jahr hatte?
In solchen Fällen genügt es, den ersten Eintritt resp. den letzten Austritt anzugeben. Je ein Lohnausweis pro Anstellungszeitraum ist zu vermeiden. Ist es aus betrieblichen Gründen dennoch nicht vermeidbar, ist in Ziffer 15 des Lohnausweises wiederum die Bemerkung «Einer von zwei Lohnausweisen» anzubringen.

Ist eine Teilzeitbeschäftigung anzugeben?
Ja, wenn Arbeitnehmende in einem reduzierten Beschäftigungsgrad angestellt sind, ist eine entsprechende Bemerkung in Ziffer 15 des Lohnausweises (z.B. «Beschäftigungsgrad X%») anzubringen.
Bei Angestellten im Vollzeitpensum muss nichts speziell erwähnt werden.

Ich habe einen Lohnausweis korrigiert. Muss ich etwas Spezielles beachten?
Wird ein bereits bestehender Lohnausweis angepasst, muss in Ziffer 15 des Lohnausweises eine entsprechende Bemerkung «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» angebracht werden.