Mit der Einführung von DocuWare vor rund 2 Jahren haben wir einen ersten Schritt in die Zukunft der elektronischen Archivierung vollführt. Die ersten Erfahrungen haben uns ermutigt, nun einen weiteren Schritt zu vollziehen.
Noch immer liegen dort einige Akten, aber diese werden in absehbarer Zeit ebenfalls nicht mehr physisch aufbewahrt. Die Digitalisierung – für mich das Wort des Jahres – hat für grundlegende Änderungen jetzt auch bei uns gesorgt.
Arbeitsabläufe wurden angepasst und neu werden alle wichtigen Dokumente elektronisch aufbewahrt. Dabei spielt es keine Rolle mit welcher Software ein Dokument erstellt wird, alle relevanten Kundendaten werden mit DocuWare gespeichert. Selbstverständlich werden auch E-Mails dort gesichert. Damit ist unser gesamter Output an einem zentralen Ort elektronisch für alle Zugriffsberechtigten verfügbar.
Doch damit sind noch nicht alle Bedürfnisse gedeckt. In der traditionellen Belegbuchhaltung sind Kreditorenbelege in physischer Form vorhanden. Es ist also naheliegend, dass auch diese zukünftig elektronisch verfügbar sein sollen.
Abacus Research AG bietet dazu die Scanning-Lösung AbaScan an. Dieses Tool ermöglicht es uns auf einfache Weise, die physischen Belege in elektronische zu wandeln. Was sich so einfach anhört, ist im Berufsalltag eine klare Wertsteigerung. Damit ist es nun möglich, direkt in der Finanzbuchhaltung den Beleg zur dazugehörenden Buchung zu zeigen. Auch die Suche nach einem Beleg kann mittels Volltextsuche direkt in den Abacus Applikationen erfolgen und damit entfällt die physische Belegablage in Ordnern.
Die digitale Transformation ist allgegenwärtig. Wir brauchen sie in allen Facetten unseres Lebens und sie eröffnet uns Möglichkeiten, an die wir vor einer Generation nicht einmal denken konnten. Sie wird die Art wie wir leben und arbeiten radikal verändern. Die Gewinner von morgen müssen sich schon heute darauf vorbereiten. Es ist vor allem auch eine sehr mobile Welt. Von überall her auf Daten zugreifen? Kein Problem – der zukünftige Arbeitsplatz am Strand kann auch für Sie – schon heute – Realität sein!
Wir sind überzeugt, dass diese Perspektiven für viele unserer AbaWebTreuhand-Abonnenten von Interesse sind. Haben wir Ihre Neugier geweckt? Melden Sie sich ungeniert bei uns, gerne zeigen wir Ihnen die Einsatzmöglichkeiten!